La logística detrás de la factura electrónica

Gestionar de forma integral todos los procesos inherentes a la facturación electrónica con el fin de cumplir la obligatoriedad y por supuesto lograr la masificación de esta en el país, es un proceso incluso de carácter logístico, en el que las empresas requieren desde ingeniería de datos, impresión masiva variable, alistamiento y la correcta y segura distribución tanto física como electrónica. Por eso contactamos a Computec, una de las empresas líderes en la categoría BPO para ampliar el espectro sobre el tema.

La factura electrónica se ha convertido en un eje esencial en la relación empresarial por lo que su instauración en Colombia no es estrictamente opcional, sino obligatoria, aunque hay compañías que lo han estado implementando voluntariamente por los beneficios que ven detrás de esta. Para lograrlo, cada empresa tiene el poder de elegir libremente el Proveedor Tecnológico (PT) autorizado por la DIAN (Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales) que mejor se ajuste a las necesidades de su negocio y a su vez, al sistema que les permita mejorar la gestión y los resultados de su negocio.

Si bien países como Chile, Brasil y México encabezan la lista de los territorios que están más avanzados en la implementación de la factura electrónica, por otro lado, encontramos países como Bolivia, Honduras y Costa Rica que apenas empiezan su proceso de implementación, lo que nos lleva a decir que decir que Colombia no se queda atrás, ya que ha logrado avanzar en los dos últimos años significativamente culminando exitosamente un piloto con más de 40 empresas. De ahí, que el objetivo para los próximos años sea masificar el uso de la factura electrónica para tener un mayor control fiscal, avanzar en términos de digitalización, entre otras; bajo el Decreto 2242 del 2016, que con la Reforma Tributaria hizo una adición a este reglamento vigente, a través de la ley 1819 de 2016, que establece “que los contribuyentes que tengan la obligación de pagar y declarar IVA e Impuesto Nacional al Consumo, a partir del primero de enero de 2019 deberán incluir la facturación electrónica en sus operaciones”.

En el proceso de decisión que usted como empresa haga a la hora de seleccionar su Proveedor Tecnológico (PT), debe asegurarse que incorpore al sistema puntualmente todos los cambios y modificaciones que realice la DIAN. Otro factor adicional a tener en cuenta, será la logística referente al delivery/ entrega de las facturas, XML y anexos tanto por medios físicos como electrónicos, según sea el caso, pues el adquirente (cliente) está en la libertad de escoger por cual medio desea recibir el documento. Este componente adquiere un sentido relevante, sobre todo en el tipo de compañías que ofrecen dichos servicios.

En consecuencia, en Colombia existen empresas de larga trayectoria como Computec, antes conocida como Data- Crédito, cuya finalidad siempre ha sido poner la tecnología informática a disposición de las compañías colombianas. Actualmente, Computec opera como un BPO (Business Process Outsourcing) y cuenta con experiencia por más de 40 años en la gestión, administración y manejo de altos volúmenes de información física y digital para mantener la trazabilidad de comunicación de las organizaciones de cara a sus clientes.

Revista de Logística habló con Andrea Aguilera Arrieta, Gerente de Mercadeo y Comunicaciones de Computec, para conocer detalladamente los servicios que ofrecen, haciendo la implementación de la facturación electrónica un proceso más sencillo y seguro, que cumple con la normatividad. Aguilera, recalcó que es de suma importancia comprender que cuando se habla de la implementación de la factura electrónica, no se está haciendo referencia al documento per se, sino a todo el proceso que se lleva acabo detrás de este. Para ella “comenzamos a experimentar un periodo de transición en el que un proceso tradicionalmente manual y físico, se digitaliza y pretende comunicarse por diferentes medios, de preferencia electrónicos. Andrea, puntualiza que “al principio para algunas compañías del segmento B2C el proceso de delivery/ entrega será en su gran mayoría físico, en cambio para compañías del segmento B2B será en su mayoría electrónico. De igual forma, se espera que, en un periodo no muy largo, todo el país esté en capacidad y tenga el hábito de recibirlo electrónicamente”.

Computec, compañía de larga trayectoria está estructurada por tres unidades de negocio que son en sí mismas un complemento o integración entre servicios. Andrea explica que “la compañía cuenta con una unidad de documentos en donde se reciben los datos, se procesan y se transforman para así componer todo tipo de documentos como facturas, estados de cuenta o cuentas por cobrar, que, a su vez, se imprimen en impresoras de última tecnología (impresión masiva variable). En adición, se encuentra la unidad logística, la cual se encarga de hacer la distribución con cobertura nacional ,de los documentos por medios físicos. En esta unidad, el tema principal está enfocado en generar valor para los clientes a través de un modelo de eficiencia fundamentado en el análisis de los datos, permitiendo así la construcción de rutas estratégicas de distribución y entrega efectiva”.

Por último, cuenta con la unidad de servicios digitales en la que se vela por la entrega de esos documentos a través de medios o canales digitales, ya sea por sms, mensajes de voz, correo electrónico, entre otros. “Aquí transformamos formatos “físicos” a digitales, almacenamos electrónicamente información y diseñamos diferentes esquemas para que las empresas y sus usuarios finales puedan acceder a esa información de forma ágil, segura y sobretodo, siguiendo con las tendencias globales. Esta unidad es fundamental ya que es ahí donde se aloja nuestro servicio de factura electrónica y otros asociados a este” asegura Aguilera.

Finalmente, esta organización cree que en este proceso de facturar electrónicamente entran en juego conceptos como la omnicanalidad y automatización, dos piezas claves dentro de la estrategia para acompañar este cambio. La primera se refiere a la disponibilidad de diversos canales y plataformas para la interacción y comunicación entre empresa (Obligados a Facturas) y clientes (adquirente), como son las llamadas de voz, la mensajería instantánea, el correo físico y electrónico, entre otras. La segunda, hace referencia a la automatización de proceso, lo que significa la sustitución de tareas tradicionalmente manuales por las mismas realizadas de manera automática por máquinas, robots o cualquier otro tipo de automatismo, aumentando así la eficiencia operativa, la agilidad del negocio y el compromiso de cumplir la promesa de valor ante un cliente.

En definitiva, el reto es para el país y para las organizaciones que requieren de un acompañamiento en la adaptación de este cambio que, sin lugar a duda, traerá grandes beneficios.

INDICADORES IMPORTANTES QUE SE VERÁN OPTIMIZADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA

La gerente de mercadeo de Computec asegura que son varios los aspectos que se optimizaran a largo plazo:

• Tiempo de facturación (todo lo que tiene que ver en el proceso incluso contable)
• Tiempos de entrega y de respuesta
• Tiempos de notificación entre áreas, clientes
• Oportunidad en la respuesta de Quejas y reclamos
• Tiempos asociados a la elaboración de informes contables- financieros

RECOMENDACIONES PARA LAS EMPRESAS PREVIO A DECIDIR IMPLEMENTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA

A la hora de empezar a facturar electrónicamente, usted deberá seguir estos consejos para que su proceso sea más ágil y eficiente. No olvide que todo el proceso siempre debe estar en regla de acuerdo a la normatividad del Decreto 2242 vigente:

1. No espere a que la DIAN lo obligue a facturar, intente iniciar su proceso desde ahora con asesoría experta y certificada por la DIAN.
2. Haga un levantamiento de información de su proceso de facturación.
3. Tengan claro quiénes participan a lo largo de todo el proceso.
4. Conozca dónde están las falencias del proceso.
5. Tenga presente que las reglas de negocio pueden cambiar ya que en el mundo digital las reglas deben ser mucho más robustas.
6. Comprenda que la reducción de costos en este proceso de facturación electrónica será subjetivo y dependerá del proceso actual que tenga cada compañía.
7. Detecte cuáles son los casos que ocurren con frecuencia de cara con su cliente para darle soluciones oportunas implementación de factura electrónica.
8. Nunca olvide conocer las necesidades de sus clientes recurrentes.

Fuente: https://revistadelogistica.com/tecnologia/la-logistica-detras-de-la-factura-electronica/